Как се поръчват, зареждат и управляват картите за храна Pluxee?

Поръчка и управление на карти за храна Pluxee

След като сключите договор с нас, ще получите имейл покана за регистрация в нашия Клиентски портал, както и материали, които да предоставите на служителите си, за да се информират за предстоящото получаване и използване на електронни ваучери за храна.

В него бързо и удобно въвеждате и коригирате служители, избирате тип карта - пластика или виртуална, и правите поръчки.

Начини за поръчка и зареждане на карти за храна

Можете да изберете между два начина за поръчка и зареждане на карти:

• Импорт на файл, който съдържа информация за служители, суми на зареждане, тип карта и адреси на доставка - особено удобен при ваучери на база отработено време. Добавеният калкулатор ще Ви помогне с изчисленията.
• Масови операции - при вече въведена информация за служители и адреси на доставка, с няколко клика поръчвате и зареждате карти за всички служители.

Сумите могат да бъдат точни - например: 84,80 евро/165.85 лв.

Порталът е създаден с фокус върху удобството, за да спестява време и да улеснява работата Ви.

Срокове за доставка и зареждане на карти за храна

След поръчка на карти за храна Pluxee, за колко време пристигат пластиките?

Стандартният срок е 5 до 7 работни дни, но при голямо натоварване тези срокове могат да варират.

За колко време сумите се отразяват по баланса на картите за храна?

Зареждането на суми по картите отнема стандартно 1-2 работни дни след получено плащане по проформа фактура, но при голямо натоварване, тези срокове могат да варират.

Валидност и преиздаване на ваучери за храна

Подлежат ли на преиздаване ваучерите по Наредба 7, ако срокът им е изтекъл?

Ваучерите за храна по Наредба 7 не се връщат и не се преиздават.

Документи за електронните ваучери за храна

Как ще се доказва получаването на електронни ваучери от служителите?

След генериране на вашата поръчка и заплащане на проформа-фактурата по нея, в Клиентския портал Pluxee се генерира фактура-оригинал и доклад за квотата, който представлява електронна алтернатива на досегашния протокол, подписван от служителите.

Това е опис към фактурата, който е задължителен документ според законовата рамка, по образец, установен от Министерство на финансите. Документът е достъпен в меню "Всички поръчки" на реда на поръчката, която Ви интересува. 

Лични данни и издаване на карти за служители

Кои лични данни на служителя са необходими?

Личните данни на служителите, необходими за издаване на картите за електронни ваучери за храна, са име и фамилия. Върху всяка карта има информация за името на служителя, юридическото име и ЕИК на работодателя. 

Могат ли да се заявяват карти без име на служител?

За да срещнем максимално нуждите на нашите клиенти, разработихме решение за поръчка карти без име и фамилия на служител. Те се отнасят към определени от клиента в неговата поръчка уникални номера и могат да се поръчат предварително.

На пластиката може да бъде отпечатан текст, например „Служител 1“, който ще фигурира и в портала за поръчки вместо име и фамилия. След предоставяне на картата на новопостъпил служител, клиентът има възможност да въведе име и фамилия на съответния служител срещу съответния уникален номер, така че да разпознава коя карта на кой служител е била предоставена.

Карти за нови служители

За всеки нов служител ли трябва да се поръчва и съответно заплаща карта?

Предвид изискването на законодателството за общодостъпност, трябва да предоставяте електронни ваучери за храна на всички ваши служители в един и същ размер, независимо дали на месечна база или на база отработен ден.

При постъпил нов служител, можете да го добавите в списъка си със служители в Портала за поръчка на карти Pluxee и да заявите за него карта, която следва да покриете като разход според дефинираните във вашия договор цени. Картата следва да зареждате ежемесечно заедно с останалите карти на Вашия екип.

Карта за храна при прекратяване на трудов договор

Какво се случва с картата при освобождаване на служител?

Според чл. 40, ал. 8, т. 2 от Наредба № 7, при освобождаване на служител работодателят „няма право да изисква връщане на зареден ваучер за храна на електронен носител от наето лице в случай на прекратяване на трудовото правоотношение“.

Съответно, веднъж издадена, картата и заредените по нея средства принадлежат на служителя и не подлежат на връщане или преотстъпване на друг служител. Сумите по баланса на картата могат да бъдат похарчени в рамките на тяхната валидност дори и след прекратяване на трудовите правоотношения между служител и работодател. След като баланса по картата бъде изхарчен, клиентът може да заяви към Плъкси България деактивиране на картата.

Карти за служител, който работи при двама работодатели

Ако служител работи в две фирми, необходими ли са две пластики?

Да, ако служител е едновременно назначен по трудово правоотношение в две фирми, той ще има на разположение две отделни пластики с юридическите имена и ЕИК съответно на едната и на другата фирма, тъй като всяко от юридическите лица предоставя средствата по линия на съответното трудово правоотношение със съответното лице.